ЕГАИС 3.0: к чему готовиться и что делать

Оптовая и розничная торговля алкоголем переживает очередные изменения — введение ЕГАИС 3.0. С 1 марта 2018 года начался так называемый переходный период, когда оптовики и магазины должны внедрить обновленный стандарт учета поставленных и реализованных бутылок с алкогольными напитками. О том, зачем это делается и что потребует от бизнеса, - в нашей статье.

Зачем понадобилась версия ЕГАИС 3.0

Суть ЕГАИС 3.0 — в помарочном учете акцизных марок на алкогольную продукцию.

Это следующий шаг после версии 2.0, в которой ведется серийный учет акцизных марок. Их количество соответствует числу бутылок в выпущенной партии. В учете это отображается в виде привязанного диапазона кодов и общего количества, поэтому по отдельной акцизной марке можно сказать, к какой поставке она относится, но нельзя определить, какой именно код ей соответствует.

За пару лет эксплуатации ЕГАИС 2.0 обнаружилась весьма неприятная для розницв особенность. Из-за серийного присвоения кодов, одна и та же бутылка по учету могла быть либо продана несколько раз, либо находиться на остатках сразу в нескольких точках продаж. Таким образом, там, где конкретная акцизная марка всплывала второй и последующий раз, проверка делала вывод, что продукция контрафактная. Розничные предприятия были вынуждены разбираться с каждым таким случаем и оправдываться.

ЕГАИС 3.0 создан с целью усилить контроль за счет более детализированного учета, т.е. за счет привязки каждой акцизной марки к конкретной бутылке. Из-за этого неизбежно расширен круг ответственных: к производителям, импортерам и оптовикам требования по учету теперь предъявляются к розничной торговле и общепиту.

Как будут работать участники рынка продажи алкоголя с ЕГАИС 3.0?

С 1 марта многие поставщики уже переходят к работе с ЕГАИС 3.0 и готовят отчетность о произведенном или импортированном алкоголе, в обязательном порядке указывая штрих-коды с наклеенных акцизных марок. Этот же перечень кодов должен появиться и во всех накладных, которые будет передавать поставщик своим клиентам.

Розницу и общепит обязали:

• проводя приемку алкогольной продукции, сканировать штриховые коды в целях проверки накладных;
• при реализации сканировать штрих-коды для списания в системе;
• проводить помарочный учет при перемещении алкоголя из одной торговой точки в другую;
• а также указывать штриховые коды в актах постановки на баланс и в актах списания.

Важно, что ЕГАИС 3.0 не позволит продавцу поставить на баланс бутылку, код которой уже отмечен на остатках другой организации.

С 1 июля 2018 года начнется фаза промышленной эксплуатации ЕГАИС 3.0, когда помарочный учет станет единственным правомерным способом учета. В переходный период Росалкогольрегулирование пообещало не наказывать участников рынка за ошибки и недочеты. Также пока разрешено списать те марки, которые числятся на остатках в нескольких организациях.

Что же делать розничному бизнесу?

Придется вести учет по новым правилам. Практически это выглядит так.

1. Обновляем программное обеспечение. Универсальный транспортный модуль, работающий с ЕГАИС необходимо обновить до версии 3. Также обновите программу 1С, в которой ведется учет операций с алкогольной продукцией.

После обновления во входящих накладных ЕГАИС появится новое поле, в котором будут показываться коды акцизных марок. Также они будут отображаться при постановке на баланс и списанию по пересортице.

2. Проводим сверку акцизных марок на остатках и на каждой новой партии алкоголя. Ответственность за то, что вы продаете, лежит в первую очередь на вас, и при любом несоответствии в ЕГАИС, спросят сначала с конечного продавца. Поэтому важно проверять, совпадает ли алкоголь привез оптовик, с акцизами в накладной. А с ЕГАИС 3.0 это становится обязательной процедурой.

Вот, к примеру, есть поставка алкоголя, она сопровождается агрегированным штрих-кодом, который говорит, что в поставке (коробке, палетте) есть такие-то акцизные марки. Расформировывая поставку при приемке нужно будет считывать код каждой бутылки.

Если для маленького магазинчика или кафе, где поставки до 15-20 бутылок за раз, это терпимый процесс, то магазину среднего размера, супермаркету и тем более специализированному алкомаркету это доставит огромные хлопоты. А ведь срок в 3 дня на постановку алкоголя на баланс никто не отменял.

Что поможет розничному продавцу?

Для ускорения проверки акцизных марок нужно использовать разные устройства, оснащенные двумерным сканером. Для этих целей может подойти даже смартфон, не говоря о ручном сканере. Однако, они справятся с небольшим количеством товара, несколько десятков бутылок. Но при работе с регулярными поставками и партиями неизбежны промедления, «зависания», а значит, потерянное время и нервы работников.

Самым подходящим для работы по требованиям ЕГАИС 3.0 решением является терминал сбора данных (ТСД). Это мобильный компьютер со встроенным сканером штрих-кода. Для сканирования в него нужно загрузить товарные накладные из ЕГАИС и поочередно сканировать акцизные марки. Такая проверка занимает совсем немного времени, примерно по 3-5 секунд на 1 бутылку. При этом, акцизы, которых не было в ТТН, сразу же распознаются программой ТСД.

После проведения проверки данные выгружаются с терминала в 1С (некоторые программы позволяют делать это в режиме онлайн).

Проверка акцизов - это одна из функций ТСД, он разработан для выполнения задач инвентаризации данных о товарах на складе и в магазине. На устройство устанавливаются различные программы для управления товарным процессами. Приложения могут взаимодействовать с любой системой товароучета, что делает процесс инвентаризации и проверки удобным и информативным.

Необходима подробная информация о терминалах сбора данных во Владивостоке, их подключению к программам учета и эффективной работе по требованиям ЕГАИС 3.0? Звоните нам по тел.: +7 (423) 2000-215, 2000-214.